Microsoft Excel Ders Notları-1

Excel Giriş – Genel Yapısı

Microsoft Excel Ders Notları-1 isimli yazımızda Microsoft Excel’e giriş, Excel’in genel yapısı ve basit Excel uygulamaları, formüller, fonksiyonlar, grafikler konularını ele alacağız. Microsoft Excel Ders Notları-1 adlı yazımız bilisimizle.com tarafından hazırlanmıştır.

Giriş

Excel; Microsoft firması tarafından geliştirilmiş Microsoft Ofis paketi içinde yer alan ve Windows işletim sistemi altında çalışabilen geliştirilmiş bir tablo-grafik ya da elektronik tablolama yazılımıdır. Tablo grafik yazılımları;

· Tabloların düzenlenmesi,

· Düzenlenen tablolarla ilgili matematiksel formüllerin tanımlanması,

· Biçimlendirmelerin yapılması,

· Sayfa ayarının yapılası,

· Tablolara ait grafiklerin çizilmesi,

· Hem tabloların hem de grafiklerin kağıda basılması, gibi amaçlar için geliştirilmiş uygulama yazılımlarıdır.

Piyasada Open Ofis, Star Ofis gibi birçok başka Ofis yazılımı ve her Ofis yazılımı içinde de bir tablo-grafik yazılımı bulunmaktadır.

Microsoft firması 1995 yılının başında bu yazılımları bir paket içinde birleştirerek ‘Ofis 95’ adıyla piyasaya sürmüştür. Daha sonra ilgili firma söz konusu bu paketi sürekli geliştirerek Ofis 97, Ofis 2000, Ofis XP (2002), Ofis 2003, Ofis 2007, Ofis 2010, Ofis 2013, Ofis 2016, Ofis 2019 …..

MS-Excel’de yapılabilecek işlemleri şöyle özetleyebiliriz:

Tablolar: Sayı, metin ve formül gibi veriler bir çalışma sayfasında tablo düzeninde saklanabilir, kullanılabilir, hesaplanabilir ve analiz edilebilir.

Grafikler: Veriler çalışma sayfasında bir grafikte görsel olarak sunulabilir. Çok çeşitli iki boyutlu (2-B) ve üç boyutlu (3-B) grafik tipleri arasında seçim yapmanın yanında herhangi bir grafik istenildiği gibi görünmesi için özelleştirilebilir.

Veri Tabanları: Standart veri tabanı işlemlerini kullanarak, büyük miktarda bilgi çalışma sayfasında sıralanabilir, aranabilir ve kullanılabilir.

Sunular: Yüksek kaliteli sunular oluşturmak için hücre stilleri/biçimleri, çizim araçları, grafik galerisi ve tablo biçimleri kullanılabilir. Bunlar doğrudan ekranda görüntülenebilir ya da kağıda yazdırılabilir.

Makrolar: Kullanıcıya ait makro oluşturmak ve saklamak için sık sık yapılan işler otomatikleştirilebilir, özelleştirilmiş hesaplamalar yapılabilir.

Genel Yapısı

1. Dosya Menüsü

Dosya menüsüne tıklandığında alttaki menü görüntülenir. Dosya menüsünün altında ilgili tüm komutlar görüntülenir. Yeni bir çalışma kitabı buradan oluşturulur veya var olan Excel dosyası buradan açılır. Kaydet ve Farklı Kaydet komutları da buradadır. Menünün sağ tarafında, en son açılan çalışma kitaplarının isimleri, kayıtlı olduğu klasörler ile sürücüler görüntülenir.

2. Hızlı Erişim Araç Çubuğu

Hızlı Erişim Araç Çubuğu Başlık çubuğunun sağında ve menü şeridinin üstünde yer alır. Sık kullanılan Yeni, Aç, Kaydet, Geri Al, Yenile ve Yazdır gibi işlemlere ait simgelerin yer aldığı çubuktur. Çubuğun yanındaki küçük ok işaretine tıklanarak istenilen araçlar eklenip çıkartılarak özelleştirme yapılabilir. Aşağıdaki resimde Hızlı Erişim Araç Çubuğu görülmektedir.

3. Başlık Çubuğu

O anda ekranda çalışılmakta olan Excel dosyasının adının görüntülendiği ve “Microsoft Excel” ifadesinin yer aldığı çubuktur. Burada dosya adı olarak Kitap-1, Kitap-2, Kitap-3 gibi bir ifade görüyorsanız bu dosya henüz kaydedilmemiş demektir.

4. Menü Şeridi

Menü isimlerinden (sekmeler), gruplardan ve komut simgelerinden oluşmaktadır.

Menü Sekmeleri: Üst sırada Dosya, Giriş, Ekle, Sayfa Düzeni gibi ifadelerden oluşan sekiz temel sekme vardır. Her biri bir etkinlik alanını temsil eder.

Komut Grupları: Her sekmenin birbiriyle ilişkili ögelerini (simgelerini) bir arada gösteren birkaç grubu vardır.

Komutlar: Çalışma sayfası üzerinde değişiklik yapmak üzere geliştirilmiş ve bir simgeye bağlanmış ifadelerdir.

5. Formül Çubuğu

Çalışma sayfası hücrelerine veri girişlerinin ve hücrelerdeki bilgilerde düzeltmelerin yapıldığı çubuktur. Eğer aktif hücrede formül varsa; aktif hücrede formülün sonucu, formül çubuğunda ise aktif hücrede gizli olarak yer alan formül görüntülenir.

Formülü Düzenle: Çalışma sayfası işlevleriyle bir formül oluşturulmasına yardımcı olmak üzere aşağıdaki şekilde de görüldüğü gibi Formül Paleti’ni görüntüler. Formüle bir işlev girerken, Formül Paleti, işlevin adını, bağımsız değişkenlerinden her birini, işlevin ve her bir değişkenin tanımını, işlevin geçerli sonucunu ve tüm formülün geçerli sonucunu görüntüler.

6. Çalışma Sayfası

Çalışma sayfası, aşağıdaki resimde de görüldüğü gibi, sütun ve satırlardan oluşmaktadır. Bir çalışma sayfasında; A’dan başlayıp harflerin kombinasyonu şeklinde (A,B,C,AB gibi) XFD’ye kadar devam eden 16.384 sütun, 1’den başlayıp 1.048.576’ya kadar devam eden 1.048.576 satır vardır.

Sütunlarla satırların kesiştiği noktalara “hücre” adı verilmektedir. Örneğin, A sütunu ile 4 satırının kesiştiği noktadaki hücrenin adresi A4’dür.

7. Aktif Hücre

İmlecin üzerinde bulunduğu hücredir. Bilgi girişi ve düzeltme işlemleri bu hücre üzerinde yapılır. Hangi hücrenin aktif olduğunu öğrenmek için formül çubuğunun sağ tarafındaki hücre adresine bakmak yeterlidir. Aşağıdaki resimde “B3” hücresi aktiftir.

8. Çalışma Kitabı

Excel’de bir dosya kitap gibi düşünülmüştür. Nasıl ki bir kitapta birden çok sayfa varsa bir Excel dosyasında da birden çok çalışma sayfası vardır. Her bir çalışma sayfası yukarda sözü edilen sütun ve satır sayısına sahiptir.

9. Aktif Sayfa

Çalışma kitabında isminin üzeri açık renkte olan dolayısıyla içindeki bilgilerin ekranda görüldüğü sayfa aktif olan sayfadır. Örneğin aşağıdaki resimde aktif sayfa Sayfa1’dir.

10. Sayfa Hareket Okları

Çalışma kitabında yer alan sayfa sayısı fazla ise tüm sayfa isimleri aynı anda çalışma sayfasının altında görüntülenemez. Sayfa hareket okları ile görünmeyen saylara ulaşılabilir.

11. Görünüm Düğmeleri

Excel’de Normal, Sayfa Düzeni ve Sayfa Sonu Önizleme olmak üzere üç tür görünüm vardır.

12. Ekran Yakınlaştırma Çubuğu

Çalışma tablosunun ekrandaki görünümünün büyütülmesini veya küçültülmesini sağlar. Bu işlem ayrıca tekerlekli fare kullanılıyorsa klavyeden “CTRL” tuşu basılı tutularak “fare tekerleği çevrilerek” de yapılabilir.

ÇALIŞMA SAYFASINDA KLAVYE İLE HAREKET TUŞLARI

Tuşlar	Görevleri
Sağ Ok	Bir sağdaki hücre
Sol Ok	Bir soldaki hücre
Yukarı Ok	Bir üstteki hücre
Aşağı Ok	Bir alttaki hücre
Home	Satırdaki ilk hücre
Page Up	Bir pencere yukarı
Page Down	Bir pencere aşağı
Ctrl + Home	A1 hücresi
Ctrl + End	Veri içeren son satır ve sütunun kesiştiği hücre
Ctrl + Sağ Ok	Seri halinde veri içeren sağdaki son hücre
Ctrl + Sol Ok	Seri halinde veri içeren soldaki son hücre
Ctrl + Yukarı Ok	Seri halinde veri içeren yukarıdaki son hücre
Ctrl + Aşağı Ok	Seri halinde veri içeren aşağıdaki son hücre
F5	Adresi girilen hücre

HÜCRELERE VERİ GİRMEK

Tek bir hücreye veri girişinin yapılması;

Veri girişi yapılacak hücre seçilir ve klavyeden veriler girilir. Veri girişini tamamlayabilmek için;

– Klavyeden “Enter” tuşuna basılabilir.

– Farenin okuyla aktif yapılmak istenen hücre tıklanabilir.

– Klavyedeki yön tuşları kullanılarak veri girişi tamamlanabilir.

– Formül çubuğundaki onay düğmesi tıklanabilir.

Birden fazla hücreye veri girişinin aynı anda yapılması;

Önce verinin girileceği hücreler seçilir veri yazılır ve arkasından “Ctrl + Enter” tuşlarına basılır. Böylece seçilen hücreler aynı veri ile doldurulur.

Veri girilecek hücrelerin önceden seçilerek veri girişinin yapılması;

Önce veri girişi yapılacak hücreler seçiler sonra da veri girişine başlanır ve her girişten sonra da Enter tuşuna basılırsa imleç sadece seçili hücreler üzerinde aşağı ya da sağa doğru hareket eder.

Veri dizileri oluşturarak veri girişinin yapılması;

Eğer bir çalışma sayfasında yan yana ya da alt alta duran birden fazla hücreye ardışık verilerden oluşan (1., 2., 3., 4., … gibi.) bir veri dizisi girilmek istenirse, ilk iki veri ilk iki hücreye yazılır, bu iki hücre seçilir, imlecin sağ alt köşesindeki doldurma kulpundan fare ile tutulup istenilen hücreye kadar çekilir. Böylece ardışık olan bu hücreler bir veri serisi ile doldurulmuş olur. Bu işleme otomatik doldurma adı verilir.

HÜCRELERE GİRİLECEK VERİ TÜRLERİ

1.Alfabetik Karakterler

2.Rakamlar(Sayılar)

3.Formüller

4.İşlevler (Fonksiyonlar)

VERİLER ÜZERİNDE ÇALIŞMAK

Verileri Değiştirmek

Herhangi bir hücredeki herhangi bir veriyi değiştirmenin en kolay yolu o hücreyi çift tıklamak ya da F2 Düzelt tuşuna basmaktır.

Geri Almak

Herhangi bir nedenle değiştirdiğimiz veriyi eski haline çevirmek için ya Düzen menüsünden Geri Al komutu seçilir ya Hızlı Erişim Araç Çubuğundan (Geri Al) simgesi tıklanır ya da Ctrl + Z kısayol tuşlarına basılır.

Vazgeçmek

Eğer bir veri değiştirilirken vazgeçmek istenilirse ya klavyeden ESC tuşuna basılır ya da formül çubuğundan İptal simgesi tıklanır.

Silmek

Herhangi bir hücredeki veriyi silmek için o hücre seçildikten sonra klavyeden DEL ya da Delete tuşuna basılması yeterlidir. Eğer birden çok hücredeki veriler silinecekse öncelikle o hücrelerin tamamının seçilir ardından da klavyeden DEL ya da Delete tuşuna basılır.

EXCEL İLE ÇALIŞMAK

1.Yeni Bir Çalışma Kitabı Açmak

Dosya menüsünden Yeni komutunu ya da Hızlı Erişim Araç Çubuğundan Yeni komutunu ardından da söz konusu çubuk üzerinde görüntülenen Oluştur simgesini tıklamanız gerekir.

2.Bir Çalışma Hazırlamak

Öncelikle hücrelere veriler girilir daha sonra da biçimlendirmeler yapılır, formüller/işlevler yazılır.

3.Hazırlanan Çalışmanın Sayfa Ayarları ve Kağıda Basılması

Excel çalışma sayfası hazırlandıktan sonra, yazının kağıda yerleşim düzeni Dosya menüsünden Yazdır komutu seçilerek aşağıda olduğu gibi görüntülenir.

4.Hazırlanan Çalışmanın Sayfa Ayarlarının Yapılması

Excel’de sayfa ayarı yapmak için üstte görüldüğü gibi Yazdır grubundan Sayfa Yapısı ifadesi tıklanır. Bu durumda aşağıda görülen Sayfa Yapısı iletişim kutusu görüntülenir.

Yönlendirme yazılacak kağıdın yönü ayarlanır.

Ölçek baskı sırsında büyütme ya da küçültme yapılıp yapılmayacağı burada ayarlanır.

Sığdır, Excel tablonuzu kağıt kenarlarındaki boşlukları da dikkate alarak belirttiğiniz sayfa adedine sığacak şekilde otomatik olarak en uygun oranda küçülterek kağıda basar.

5.Hazırlanan Çalışmanın Sayfasının Kağıda Yazdırılması

Yazıcı listesini açarak, sisteminize tanıtılmış bulunan bir başka yazıcı seçebilirsiniz.

Yazdır düğmesine tıklayınız.

6.Çalışma Kitabının Kaydedilmesi (Saklanması)

Ekrandaki çalışmayı kaydetmek için ya Dosya menüsünden Kaydetkomutu seçilir ya Ctrl + S tuşlarına birlikte basılır ya da Hızlı Erişim Araç Çubuğundan Kaydet simgesi tıklanır. Bu durumda, aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi, Farklı Kaydet iletişim kutusu ekrana gelir.

Bu ekranda önce kaydedilecek sürücü ve klasör seçilir. Daha sonra çalışmaya verilecek isim Dosya adı seçeneği önündeki metin kutusu tıklanarak buraya yazılır ve Kaydet düğmesine basılır.

7.Kayıtlı Bir Çalışma Kitabının Ekrana Çağırılması

Kaydedilen bir çalışma üzerinde işlem yapılmak istenmesi halinde tekrar ekrana çağrılması gerekir. Bu işlem için ya Dosya menüsünden Aç komutu seçilir ya klavyeden Ctrl + O tuşlarına birlikte basılır ya da Hızlı Erişim Araç Çubuğundan Aç simgesi tıklanır.

BİÇİMLENDİRME

Excel’de birisi karakter biçimlendirme birisi de sayı biçimlendirme olmak üzere temel olarak iki tür biçimlendirmeden söz edilebilir.

1.Karakterleri Biçimlendirme

Büyütme, küçültme, altını çizme, koyulaştırma, rengini değiştirme, yazı tipini değiştirme gibi karakterlerde yapılan bu tür değişikliklere karakter biçimlendirme adı verilir.

2.Sayıları Biçimlendirme

Giriş sekmesi altında yer alan Sayı grubundaki simgelerle gerçekleştirilen ve sadece rakamların yer aldığı hücrelere uygulanabilen biçimlendirmelerdir. Sayıya ondalık basamak sayısı ekleme, sayıyı hanelerine ayırma (bin ayracı koyma), sayıya para birimi ekleme vb. biçimlendirmelere verilen isimdir.

3.Hizalama

Verilerin bulundukları hücre içersideki yerleşimi (yatay, dikey, sola hizalı, belli bir açıda yerleşim vs.) Giriş sekmesindeki Hizalama grubunda yer alan simgelerle gerçekleştirilmektedir.

SÜTUN GENİŞLİKLERİ VE SATIR YÜKSEKLİKLERİ

Hangi sütunu genişletecek ya da daraltacaksanız farenin okunu o sütun başlığını gösteren harfin sağındaki başlıkları birbirinden ayıran çizgi üzerine getirdiğinizde farenin oku çift taraflı oka dönüşecektir. Bu durumda farenin sol düğmesini basılı tutarak ok yönlerinde sürüklerseniz sütun daralır ya da genişler.

Aynı şekilde hangi satırı genişletecek ya da daraltacaksanız farenin okunu o satırın başlığını gösteren rakamın altındaki başlıkları birbirinden ayıran çizgi üzerine getirdiğinizde farenin oku çift taraflı oka dönüşecektir. Bu durumda farenin sol düğmesini basılı tutarak ok yönlerinde sürüklerseniz satır daralır ya da genişler.

Sütun ya da satırdaki en uygun genişliği yakalamak isterseniz yukarıda anlatılan söz konusu çizgiyi çift tıklayın. Eğer birden fazla sütunu ya da satırı aynı genişliğe getirmek isterseniz, önce o sütun ya da satırları seçin, sonra da birini yukarıda anlatılan şekilde genişletin ya da daraltın. Seçilen hepsinin aynı olduğunu göreceksiniz.

SATIR/SÜTUN EKLEME/ÇIKARMA

Çalışma sayfası üzerinde, isterseniz yeni satır ya da sütunlar ekleyebilir ya da çıkartabilirsiniz. Hangi satır ya da sütunun yerine ekleme yapacaksanız öncelikle o satır ya da sütunun başlığını tıklayarak seçin ve seçili durumda iken farenizin oku satır/sütün başlığı üzerinde iken sağ butonu tıklayın. Çıkan komut listesinden Ekle’yi tıklarsanız yeni bir satır/sütun eklendiğini, Sil’i tıklarsanız seçili olan satırın/sütunun silindiğini göreceksiniz.

ÇALIŞMA SAYFALARIYLA İLGİLİ İŞLEMLER

Çalışma sayfalarıyla ilgili olarak değişik işlemler (adını değiştirme, silme, taşıma, çoğaltma, vs.) yapılabilmektedir. Farenin oku bir sayfa adı üzerinde iken sağ tuşa tıklandığında aşağıdaki gibi bir sayfa açılır.

HÜCRELERDEKİ VERİLERİ TAŞIMAK

Bir hücre gurubundaki verileri çalışma sayfasının başka bir yerine ya da başka bir çalışma sayfasına taşımak mümkündür. Bunun için;
1. İçindeki verilerin taşınacağı hücrelerin yer aldığı alanı seçin.
2. Ya Giriş sekmesindeki Pano grubundan makas simgesini tıklayın ya da klavyeden Ctrl + X kısayol tuşlarına basın.
3. Çalışma sayfasında boş bir hücreyi tıklayın.
4. Ya Giriş sekmesindeki Pano grubundan Yapıştır simgesini tıklayın ya da klavyeden Ctrl + V kısayol tuşlarına basın.

HÜCRELERDEKİ VERİLERİ KOPYALAMAK

Bir hücre gurubundaki verileri çalışma sayfasının başka bir yerinde ya da başka bir çalışma sayfasında tekrar çoğaltabilirsiniz. Bu işleme kopyalama adı verilmektedir. Bunun için;
1. İçindeki verilerin kopyalanacağı hücrelerin yer aldığı alanı seçin.
2. Ya Giriş menüsündeki Pano grubundan Kopyala simgesini tıklayın ya da kalvyeden Ctrl + C kısayol tuşlarına basın.
3. Çalışma sayfasında boş bir hücreyi tıklayın.
4. Ya Giriş sekmesindeki Pano grubundan Yapıştır simgesini tıklayın ya da klavyeden Ctrl + V kısayol tuşlarına basın.

SIK KULLANILAN BAZI İŞLEVLER

İşlevler (fonksiyonlar), bir takım matematiksel (sinüs, kosinüs, vs), istatistiksel (aritmetik ortalama, standart sapma, varyans vs.) ve finansal (Net bugünkü değer, bileşik faiz vs.) işlemlerin daha kolay ve hızlı yapılmasını sağlamak için geliştirilmiş ve bir ifadeye bağlanmış formüllerdir. Bunlardan sık kullanılan bazıları aşağıdaki örnek çalışma sayfası üzerinde gösterilmiştir.

VERİ LİSTELERİ İLE İLGİLİ İŞLEMLER

Değerlendirilecek veriler çok fazlaysa ve farklı tiplerdeyse bunların mutlaka listeler halinde düzenlenerek uygun bir yapıya kavuşturulması gerekir. Bu durumda her satır ve sütun anlamlı bir veri kümesi oluşturur. Oluşan bu düzene tablo adı verilir. Bu düzenleme yapılarak veriler bir tabana oturtulmuş olur ki, buna veri tabanı adı verilir. Aşağıdaki şekilde görülen tablo buna bir örnektir.

Bu veri tabanı, iç yapısı bakımından ilişkisel veri tabanıdır. Yani birbiriyle ilişkili veriler aynı satırda yer almaktadır. Veri tabanı kaynaklarında bu tablonun sütunlarına alan (field), satırlarına ise kayıt (record) adı verilmektedir. Her alanın bir adı olmalıdır. Adı olmayan sütun, alan değildir. Excel’de bir liste oluşturulacaksa öncelikle sütunlara bir ad – verilmelidir. Yukarıdaki örnekte bunlar Kod, Tür, Marka gibi sütun başlıklarıdır.

VERİLERİ SIRALAMA

Excel’de veri listelerini sıralamak çok kolaydır. Verilerinizi, dilediğiniz anda dilediğiniz sütuna ya da aynı anda birden fazla sütuna göre çabucak sıralatabilirsiniz. Bunun için sırayla şu işlemler yapılmalıdır;
1. Başlıklarıyla birlikte listenin tamamını seçin.
2. Veri Sekmesini tıklayın. Buradan A-Z ya da Z-A simgelerini tıklayarak bir özelliğe göre sıralama yapabileceğiniz gibi, bir özelliğin aynı olması halinde Sırala simgesini tıklayarak birden çok özelliğe göre de sıralayabilirsiniz.

GRAFİKLER

Grafikler, çalışma sayfasında oluşturulan veri listesinin görsel olarak ifadesidir.

GRAFİK OLUŞTURMAK

Öncelikle grafiği çizilecek verilerin listesi yukarıdaki örnekte olduğu gibi çalışma sayfası üzerinde oluşturulması gerekir. Ardından veri listesinden grafiğe dönüştürülecek kısım seçilir ve Ekle sekmesinden istenilen bir grafik türü seçilir.

Tasarım ve Düzen sekmeleri altında yer alan ve grafik seçeneklerisimgeleriyle oluşturulan grafiğin türü değiştirilebileceği gibi grafiğe ek özellikler de eklenebilmektedir.

Ofis Programları dersine ait MS Word Ders Notları ve Sınav Sorularına ulaşmak istiyorsanız tıklayınız.

Excel Ders Notu-1 PDF indir.

Ofis Programları Ders Notları Arşivi İçin Tıklayınız…